Dokumente, Rechnungen und Archiv

Dokumente konfigurieren

Öffne Einstellungen > Dokumente, um festzulegen, welche Unterlagen easyDHL bei Versandvorgängen erzeugen soll.

Je nach Vorgang und Funktionsumfang stehen zur Verfügung:

Dokument	Verwendung
Versandlabel	Vom Versandprovider erzeugtes Dokument für die Sendung.
Retourenlabel	DHL-Dokument für die Rücksendung.
Lieferschein	easyDHL-PDF aus den ausgewählten Bestell- und Artikeldaten.
Rechnung	easyDHL-PDF mit Bestell-, Preis- und Steuerdaten.
Handelsrechnung	Dokument für den internationalen Versand.
Korrekturrechnung	Korrektur im Kontext einer vorhandenen Rechnung beziehungsweise Bestellung.
Exportdokument	Von DHL in der Antwort bereitgestellte Zollunterlage.
Pickliste, Packliste und Packschein	Arbeitsunterlagen für Kommissionierung und Verpackung.
DHL-Protokoll	Schließungsliste für noch nicht protokollierte geeignete Sendungen.

Nicht jedes Dokument entsteht bei jedem Provider oder Versandziel. Ein DHL-Exportdokument kann beispielsweise nur gespeichert werden, wenn DHL es für die internationale Sendung zurückliefert.

Lieferschein gestalten

Für Lieferscheine kannst du unter anderem Sprache, Artikelattribute, SKU, EAN, Bestellbarcode, Kundennotiz und ausgewählte Metafelder konfigurieren. easyDHL verwendet die vorhandene Vorlage; frei programmierbare eigene Vorlagen sind im aktuellen Funktionsumfang nicht vorgesehen.

Nach einer Operation kannst du einen Lieferschein bei Bedarf erneut erzeugen. Prüfe dabei, ob die gewünschte Bestellversion maßgeblich ist.

Rechnungen konfigurieren

Für Rechnungen stehen genau zwei Nummernformate zur Verfügung:

• Bestellnummer;
• Bestellnummer mit Datum.

Zusätzlich kannst du unter anderem Datumstyp, Sprache, Steuerhinweise, Differenzbesteuerung, Preise ohne Steuer, Marke, SKU, Zeilennummern und ausgewählte Metafelder konfigurieren.

easyDHL rendert Rechnungen aus den beim Vorgang gespeicherten Bestelldaten. Spätere Änderungen in Shopify ändern vorhandene PDFs nicht automatisch. Erzeuge ein Dokument gezielt neu, wenn eine aktualisierte Fassung benötigt wird.

Die rechtliche und steuerliche Richtigkeit deiner Rechnungsangaben bleibt in deiner Verantwortung. Shopify liefert die Bestell- und Steuerdaten, ersetzt aber keine fachliche Prüfung.

Dokumente zusammenführen

Bulk-Vorgänge können mehrere Labels und Dokumente in gemeinsamen PDFs bereitstellen. Mit der entsprechenden Funktion lassen sich ausgewählte Dokumenttypen zusätzlich nach Bestellreihenfolge sortiert zusammenführen und optional per E-Mail bereitstellen.

Bei großen Zusammenführungen wird das Ergebnis im Hintergrund erstellt. Prüfe später den Vorgang beziehungsweise die Ergebnisnachricht, statt die Seite mehrfach neu abzusenden.

Archiv verwenden

Im Archiv findest du ausgeführte Operationen mit Datum, Bestellreferenz, Status, Trackingnummer und verfügbaren Downloads. Zusätzliche Bereiche zeigen unter anderem:

• Bulk-Vorgänge und deren Einzelergebnisse;
• fehlgeschlagene Shopify-Fulfillments;
• Automationsvorgänge;
• DHL-Protokolle;
• Rechnungs- und Trackingnummernexporte.

Nutze Suche sowie Zeitraum- und Statusfilter, um einen Vorgang zu finden. Ein Bulk-Ergebnis kann noch laufen, teilweise erfolgreich oder fehlgeschlagen sein. Prüfe immer die einzelnen Bestellungen und Artefakte.

Rechnungen und Trackingnummern exportieren

Die entsprechenden Archivfunktionen starten einen Export im Hintergrund. Nach Abschluss steht eine erzeugte Datei über den Ergebnislink bereit. Die konkrete Spaltenauswahl kann je Exporttyp variieren; kontrolliere die Datei vor der Weiterverarbeitung.

DHL-Protokolle erstellen

easyDHL kann aus geeigneten, noch nicht protokollierten Sendungen ein DHL-Protokoll erzeugen. Je nach Einstellung geschieht dies manuell oder automatisch. Sortierung, Beschreibung und Barcode lassen sich in den Dokumenteinstellungen beeinflussen.

Ergebnisse teilen

Bulk-Ergebnisse sowie Picklisten können über einen bereitgestellten Link und per E-Mail geteilt werden. Behandle solche Links wie vertrauliche Dokumentlinks und sende sie nur an vorgesehene Empfänger.

Label stornieren

Eine Stornoaktion kann Providerdaten, Trackingregistrierung, Dateien und abhängig von den Shopify-Einstellungen auch Fulfillmentdaten betreffen.

Prüfe nach jedem Storno zusätzlich im DHL-Geschäftskundenportal und in Shopify, ob die externen Stornierungen tatsächlich angenommen wurden. Das Verschwinden eines lokalen Archiveintrags allein ist keine ausreichende Bestätigung. Erstelle erst danach ein Ersatzlabel.

Fehlende Dokumente

Problem	Prüfung
Dokument wurde nicht erzeugt	Erstellungsoption, Plan, Vorgangstyp und Providerantwort prüfen.
Rechnung enthält alte Daten	Gespeicherten Snapshot beachten und Dokument gezielt neu erzeugen.
Exportdokument fehlt	Zollpflicht, vollständige Zolldaten und DHL-Antwort prüfen.
Zusammengeführtes PDF fehlt	Hintergrundverarbeitung, Operation und Ergebnis-E-Mail prüfen.
Downloadlink funktioniert nicht	Archiv erneut öffnen und einen aktuellen Link verwenden.
Storno unklar	Status zusätzlich direkt bei DHL und in Shopify kontrollieren.

Zurück zur Übersicht